Rapport de données scolaires – Détails de transmission de notes

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Soumission d’octobre/de novembre (1re transmission de données)

Octobre/novembre

Objet:

  • Collecte de notes finales des années précédentes.
  • Collecte toutes les inscriptions aux cours actuellement inscrites et prévues pour toute l’année scolaire, quel que soit le modèle de semestre.

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Mi-novembre

Objet:

  • Collecte toutes les notes mi-session/finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Les écoles peuvent commencer à communiquer les notes intérimaires des cours d’un an, et ce, dès qu’elles sont disponibles.

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Procédure de demande d’admission d’hiver

Un certain nombre d’universités offrent une place en première année aux élèves en janvier. En règle générale, ces candidates et candidats satisfont leurs exigences d’admission à l’université (y compris l’obtention du DESO, ainsi qu’aux exigences relatives au service communautaire et à l’exigence provinciale de compétences linguistiques), à une école semestrielle avant janvier.

Une liste des universités qui offrent l’admission d’hiver ainsi que les dates limites pour les demandes d’admission à ces programmes est disponible dès la fin septembre.

  • Les élèves qui souhaitent faire demande à l’admission d’hiver devront généralement faire demande avant la soumission de la première transmission de données d’admission, en octobre/novembre. Par conséquent, il incombe aux responsables d’école autorisés d’utiliser la fonction « NIP » dans COLS pour créer un compte/NIP pour la candidate ou le candidat.
    • Important : N’utilisez pas la fonction NIP – Test pour créer le NIP d’une ou d’un élève. Cette fonction permet uniquement aux conseillères et conseillers en orientation de créer un NIP pour une demande 101 en mode « essai », laquelle ne peut être soumise.
  • Une fois le compte créé, vous pouvez imprimer les lettres de NIP contenant les codes d’accès, ou les télécharger et les enregistrer dans le compte de portail des élèves de votre école, au moyen d’un fichier de données des NIP. Les codes permettront alors aux élèves d’accéder à la demande d’admission.
  • Les candidates et les candidats qui font demande à l’admission d’hiver peuvent également choisir un programme débutant au printemps ou à l’automne.
  • La demande est disponible dès le début octobre, ce qui donne suffisamment de temps pour permettre aux élèves de respecter les dates limites fixées par les universités.

Levée de notes

Immédiatement suivant la création du NIP, vous pouvez ajouter les données scolaires à la demande. Une ou un responsable d’école autorisé peut saisir les données scolaires avant ou après qu’une étudiante ou qu’un étudiant fait demande au moyen de Données scolaires dans COLS.

Bilan des candidatures de l’admission d’hiver

Ce rapport est disponible depuis l’option Bilans dans COLS.

  • Les élèves sont ajoutés à ce bilan au fur et à mesure qu’elles et qu’ils font demande à l’admission d’hiver; c’est pourquoi que vous êtes invités à y retourner régulièrement afin de générer une liste à jour.
  • Cette dernière est ventilée par ordre alphabétique et est disponible en format HTML ou Excel.
  • À l’aide de cette liste, veuillez saisir les résultats scolaires préalables et intérimaires de l’élève et, dès qu’ils sont disponibles, les résultats scolaires finaux et les données relatives au DESO, en utilisant l’option Données scolaires dans COLS.

Les candidates et les candidats qui ont sélectionné par erreur l’admission d’hiver devraient accéder à leur demande pour modifier la rentrée au programme.

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Levée de résultats scolaires de février (2e transmission de données)

Objet:

  • Collecte de mises à jour concernant le DESO.
  • Collecte toutes les notes finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Collecte de notes actuelles des cours s’échelonnant sur une année.
  • Collecte de notes finales de l’année précédente qui n’ont pas encore été soumises.
  • Collecte les données des cours devant être suivis au deuxième semestre de l’année scolaire (y compris les inscriptions/notes aux cours du soir, aux cours par correspondance et aux cours en ligne, le cas échéant).
  • Collecte des résultats scolaires projetés de IB.
  • Transmission des données scolaires aux universités.

Erreurs possibles : Visionner le Fichier de notes – erreurs/avertissements

En février, si vous ne fournissez pas de mise à jour de note pour un cours rapporté sur la demande, et si la Type de note n’était pas « F » (Finale), nous rayerons automatiquement ce cours du dossier de l’élève.

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Levée de résultats scolaires d’avril (3e transmission de données)

Objet:

  • Collecte de mises à jour concernant le DESO.
  • Collecte toutes les notes mi-session/finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Collecte de notes intérimaires pour les cours s’échelonnant sur une année.
  • Collecte de notes finales de l’année précédente qui n’ont pas encore été soumises.
  • Collecte des cours d’été enregistrés.
  • Collecte des résultats scolaires projetés de IB.
  • Transmission des données scolaires aux universités.

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Levée de résultats scolaires de juillet (4e transmission de données)

Objet:

  • Collecte de mises à jour concernant le DESO.
  • Collecte toutes les notes finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Collecte de notes finales de tous les cours actuels s’échelonnant sur une année.
  • Collecte de notes finales de l’année précédente qui n’ont pas encore été soumises.
  • Collecte des cours/notes d’été enregistrés.
  • Optionnel : Collecte des relevés de notes finales de IB. (Nous préférons que vous les fassiez parvenir directement aux choix d’université des candidates et candidats. Ceci permettra d’assurer que les universités considèrent de manière appropriée la candidature de ces derniers aux fins d’admission, de bourses d’études, etc.)
  • Transmission des données scolaires aux universités.

Erreurs possibles : Visionner le Fichier de notes – erreurs/avertissements

Nous retiendrons des données de tout cours aux 4e et 5e transmissions.

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Levée de résultats scolaires de l’été (5e transmission de données)

Objet:

  • Optionnel : Levée de notes d’été.

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Erreurs pour les élèves manquant des notes

Le NISO existe déjà 

Si, après avoir soumis un fichier de notes, l’erreur « Le NISO existe déjà » s’affiche dans votre fichier journal, veuillez communiquer avec nous immédiatement.

Les notes de l’élève en question ne seront mises à jour par voie électronique qu’une fois corrigée l’erreur.

Trois raisons peuvent expliquer une telle erreur :

  1. Le NISO est associé à un(e) autre élève dans la base de données.
  2. Un compte à déjà été crée pour l’élève en utilisant le code MIDENT d’une autre école.
  3. Le nom de famille de l’élève inscrit au dossier de l’école ne correspond pas à celui inscrit dans la demande.

Non-concordance de noms de famille

La non-concordance de noms de famille survient lorsqu’une ou un élève modifie son nom de famille dans sa demande.

  • Le nom de famille inscrit au dossier de l’école doit correspondre à celui de la demande, afin que nous puissions mettre à jour les notes lors du traitement d’un fichier de notes.
  • Le type de non-concordance le plus commun survient lors du retrait/de l’ajout d’un espace ou d’un point (p. ex., de Boer/deBoer, St. Pierre/St Pierre). Lorsque vous envoyez un nouveau fichier de notes contenant l’épellation initiale du nom de famille, notre système ne reconnaît pas ce dernier; il y voit 2 candidates ou candidats différents associés au même NISO.
  • Le nom de famille doit être modifié par vous dans votre système ou par l’élève dans sa demande.

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