Rapport de données scolaires – Détails de transmission de notes

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Soumission d’octobre/de novembre (1re transmission de données)

Octobre/novembre

Objet :

  • Collecte de notes finales des années précédentes.
  • Collecte de toutes les inscriptions, actuelles et projetées, et ce, pour toute l’année scolaire.

Erreurs et avertissements possibles de fichier de notes

Mi-novembre

Objet :

  • Collecte toutes les notes mi-session et finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Les écoles peuvent commencer à communiquer les notes en cours des cours d’un an, et ce, dès qu’elles sont disponibles.

Erreurs et avertissements possibles de fichier de notes

Procédure de demande d’admission d’hiver

Un certain nombre d’universités offrent une place en première année aux élèves en janvier. En règle générale, ces candidates et candidats satisfont leurs exigences d’admission à l’université (y compris l’obtention du DESO, ainsi qu’aux exigences relatives au service communautaire et à l’exigence provinciale de compétences linguistiques), à une école semestrielle avant janvier.

Une liste des universités qui offrent l’admission d’hiver ainsi que les dates limites pour les demandes d’admission à ces programmes est disponible dès la fin septembre.

  • Les candidates et candidats qui souhaitent faire demande à l’admission d’hiver devront généralement le faire avant la soumission de la première transmission de données d’admission, en octobre/novembre.
  • La demande est accessible à la mi-septembre, ce qui donne aux élèves suffisamment de temps de remplir leur demande avant les dates limites spécifiques des universités.
  • Les candidates et les candidats qui font demande à l’admission d’hiver peuvent également choisir un programme débutant au printemps ou à l’automne.

Levée de notes

Une ou un responsable d’école autorisé peut saisir les données scolaires avant ou après qu’une ou un élève fait demande au moyen de Données scolaires dans COLS.

Bilan des candidatures de l’admission d’hiver

Ce rapport est disponible depuis l’option Bilans dans COLS.

  • Les élèves sont ajoutés à ce bilan au fur et à mesure qu’elles et qu’ils font demande à l’admission d’hiver; c’est pourquoi que vous êtes invités à y retourner régulièrement afin de générer une liste à jour.
  • Cette dernière est ventilée par ordre alphabétique et est disponible en format HTML ou Excel.
  • À l’aide de cette liste, veuillez saisir les résultats scolaires préalables et intérimaires de l’élève et, dès qu’ils sont disponibles, les résultats scolaires finaux et les données relatives au DESO, en utilisant l’option Données scolaires dans COLS.

Les candidates et les candidats qui ont sélectionné par erreur l’admission d’hiver devraient se connecter à leur demande afin de modifier leur point d’entrée au programme.

Levée de résultats scolaires de février (2e transmission de données)

Objet :

  • Collecte de mises à jour concernant le DESO.
  • Collecte toutes les notes finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Collecte de notes actuelles des cours s’échelonnant sur une année.
  • Collecte de notes finales de l’année précédente qui n’ont pas encore été soumises.
  • Collecte les données des cours devant être suivis au deuxième semestre de l’année scolaire (y compris les inscriptions/notes aux cours du soir, aux cours par correspondance et aux cours en ligne, le cas échéant).
  • Collecte des résultats scolaires projetés de IB.
  • Transmission des données scolaires aux universités.

Erreurs et avertissements possibles de fichier de notes

En février, si vous ne fournissez pas de mise à jour de note pour un cours rapporté sur la demande, et si la Type de note n’était pas « F » (Finale), nous rayerons automatiquement ce cours du dossier de l’élève.

Levée de résultats scolaires d’avril (3e transmission de données)

Objet :

  • Collecte de mises à jour concernant le DESO.
  • Collecte toutes les notes mi-session et finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Collecte de notes intérimaires pour les cours s’échelonnant sur une année.
  • Collecte de notes finales de l’année précédente qui n’ont pas encore été soumises.
  • Collecte des cours d’été enregistrés.
  • Collecte des résultats scolaires projetés de IB.
  • Transmission des données scolaires aux universités.

Erreurs et avertissements possibles de fichier de notes

Levée de résultats scolaires de juillet (4e transmission de données)

Objet :

  • Collecte de mises à jour concernant le DESO.
  • Collecte toutes les notes finales disponibles pour les cours 4U/M.
  • Collecte de notes finales de tous les cours actuels s’échelonnant sur une année.
  • Collecte de notes finales de l’année précédente qui n’ont pas encore été soumises.
  • Collecte des cours et notes d’été enregistrés.
  • Optionnel : Collecte des relevés de notes finales de IB. (Nous préférons que vous les fassiez parvenir directement aux choix d’université des candidates et candidats. Ceci permettra d’assurer que les universités considèrent de manière appropriée la candidature de ces derniers aux fins d’admission, de bourses d’études, etc.)
  • Transmission des données scolaires aux universités.

Erreurs et avertissements possibles de fichier de notes

Nous retiendrons des données de tout cours aux 4e et 5e transmissions.

Levée de résultats scolaires de l’été (5e transmission de données)

Objet :

  • Optionnel : Levée de notes d’été.

Erreurs et avertissements possibles de fichier de notes

Erreurs pour les élèves manquant des notes

Le NISO existe déjà 

Si, après avoir soumis un fichier de notes, l’erreur « Le NISO existe déjà » s’affiche dans votre fichier journal, veuillez communiquer avec nous immédiatement.

Les notes de l’élève en question ne seront mises à jour par voie électronique qu’une fois corrigée l’erreur.

Trois raisons peuvent expliquer une telle erreur :

  1. Le NISO est associé à un(e) autre élève dans la base de données.
  2. Un compte à déjà été crée pour l’élève en utilisant le code MIDENT d’une autre école.
  3. Le nom de famille de l’élève inscrit au dossier de l’école ne correspond pas à celui inscrit dans la demande.

Non-concordance de noms de famille

La non-concordance de noms de famille survient lorsqu’une ou un élève modifie son nom de famille dans sa demande.

  • Le nom de famille inscrit au dossier de l’école doit correspondre à celui de la demande, afin que nous puissions mettre à jour les notes lors du traitement d’un fichier de notes.
  • Le type de non-concordance le plus commun survient lors du retrait ou de l’ajout d’un espace ou d’un point (p. ex. de Boer/deBoer, St. Pierre/St Pierre). Lorsque vous envoyez un nouveau fichier de notes contenant l’épellation initiale du nom de famille, notre système ne reconnaît pas ce dernier; il y voit 2 candidates ou candidats différents associés au même NISO.
  • Le nom de famille doit être modifié par vous dans votre système ou par l’élève dans sa demande.