COLS : Fonctionnalités et conseils

Liens rapides

Bilans

La section « Bilans » comprend 4 rapports :

  1. Bilan des candidatures 
    • Saisissez les critères de sélection voulus afin de façonner un rapport.
    • Recherchez en utilisant les mêmes groupes de programme utilisés en tant que critères de recherche dans la Demande de premier cycle.
    • Disponible en format Excel ou HTML.
  2. Bilan de crédits insuffisants
    • Permet d’afficher le statut des cours 4U/M de vos élèves.
  3. Bilan des cours non mis à jour
    • Ce rapport dresse la liste des élèves ayant des cours sans note finale qui ont été rapportés avant la date de début sélectionnée, mais n’ont pas été subséquemment mis à jour par l’entremise d’un fichier de notes, ou de façon manuelle dans COLS, en date d’aujourd’hui.
    • Disponible en formats Excel et HTML.
    • Effectuer toute mise à jour nécessaire dans la section Données scolaires.
    • Conseil : Générez ce rapport en février/mars pour vérifier les cours abandonnés qui s’affichent encore dans le compte OUAC des élèves.

Vidéo : Comment générer des bilans par l’entremise des COLS

Cette vidéo vous montre comment générer 3 rapports distincts vous permettant de gérer les données des élèves.

Transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment générer des bilans par l’entremise des COLS ».

Haut de page

Données scolaires

Dans Données scolaires, vous pouvez :

  • Mettre à jour toutes les données scolaires de vos élèves.
  • Ajouter, supprimer ou mettre à jour de multiples cours à la fois, permettant ainsi un maintien plus facile des données.
  • Réviser toute erreur ou tout avertissement ayant trait aux données d’une ou d’un élève. Ces erreurs et avertissements peuvent résulter de changements manuels effectués en ligne ou de traitement du fichier électronique de relevé de notes d’études secondaires de l’Ontario (« OST ») au cours d’une période de levée.
  • Chercher les erreurs et mettre à jour les renseignements relatifs aux cours ou diplômes.

Nota : COLS sont accessibles tout au long de l’été aux fins de mise à jour des données scolaires, y compris l’indicateur de DESO.

Vidéo : Comment afficher et modifier les données scolaires

Cette vidéo vous montre comment vérifier le statut des fichiers d’élèves et les visualiser, à l’aide de la fonction Données scolaires.

Transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment afficher et modifier les données scolaires ».

Haut de page

Fichiers OST – Envoi

La fonction « Fichiers OST – Envoi » vous permet de transférer les données démographiques et les notes des candidates et candidats éventuels à l’OUAC. Vous pouvez envoyer un fichier ZIP ou sélectionner plusieurs fichiers à la fois.

Envoyer un fichier OST à l’OUAC

  1. Cliquez « Parcourir » pour sélectionner un fichier se trouvant dans votre ordinateur.
  2. Cliquez « Télécharger fichier(s) vers le serveur ».
  3. Attendez lorsque le fichier sous Fichiers en attente s’affiche comme « Reçus ».
  4. Cliquez alors « Traiter tous les fichiers maintenant », au bas de l’écran.
Nota : Si vous omettez de cliquer « Traiter tous les fichiers maintenant », aucun fichier ne sera traité par l’OUAC.

Vidéo : Comment envoyer des fichiers OST

Visionnez cette vidéo pour apprendre comment faire parvenir vos fichiers OST à l’OUAC.

Transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment envoyer des fichiers OST ».

Haut de page

Fichiers OST – Recherche

Cette fonction vous permet de :

  • rechercher l’état de traitement de tous les fichiers de notes que vous envoyez à l’OUAC, y compris les fichiers d’essai.
  • visualiser les données brutes envoyées dans votre fichier.
  • visualiser un sommaire de fichier comprenant le nombre d’enregistrements envoyés, ainsi que le nombre et le type d’erreurs ou d’avertissements trouvés.
  • déterminer avec exactitude où sont survenus ces erreurs ou avertissements dans votre fichier, en vous indiquant des numéros de ligne et de position.

Vidéo : Comment chercher dans vos fichiers OST

Visionnez cette vidéo pour apprendre comment chercher dans les fichiers OST que vous envoyez à l’OUAC.

Transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment chercher dans vos fichiers OST ».

Haut de page

Fichiers OST – Test

Cette fonction vous permet de faire l’essai de vos fichiers de notes avant de les envoyer à l’OUAC pour n’importe quelle levée. Elle vous aidera à réduire les erreurs avant la transmission des données.

Nota : Les fichiers d’essai sont supprimés tous les soirs.

Haut de page

Comment inscrire des utilisateurs dans COLS

Cette vidéo montre aux administrateurs COLS comment réactiver des utilisateurs existants, inscrire un nouvel utilisateur, désactiver un utilisateur et modifier les renseignements relatifs à un utilisateur dans COLS.

Transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment inscrire des utilisateurs dans COLS ».

Haut de page

NIP

À l’aide de la fonction Créer un NIP, vous pouvez configurer un enregistrement de données préliminaires pour les candidates et les candidats dont les données scolaires n’ont pas été rapportées à la première transmission de données en octobre/novembre, ce qui permet ainsi de leur attribuer un NIP.

Cette fonction sert également pour les élèves faisant demande à l’hiver.

Pour plus d’information, prière de communiquer avec nous.

Vidéo : Comment créer et afficher des NIP

Transcription textuelle du tutoriel vidéo « Comment créer et afficher des NIP ».

Haut de page

NIP – Test

Si vous souhaitez visualiser la demande 101, vous pouvez créer pour vous-même un compte comprenant les données préliminaires, à l’aide de l’option NIP – Test .

Nota : Vous ne pouvez pas soumettre une demande d’essai.

Important : Ne créez pas de NIP pour vos élèves au moyen de l’option NIP – Test. Vous devez utiliser l’option NIP pour créer des NIP valides pour vos élèves.

Haut de page

Renseignements sur la demande

Vous pouvez consulter tous les renseignements relatifs aux candidates et candidats universitaires provenant de votre école.

Haut de page