EIP – FAQ

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Renseignements généraux

À quoi sert le Calendrier des EIP?
Le Calendrier des EIP affiche des renseignements sur les EIP confirmés, annulés et rétablis. Les conseillères et conseillers en orientation se servent du Calendrier des EIP pour coordonner les EIP de leur région et planifier des événements avec d’autres conseillères et conseillers.

Quels renseignements dois-je fournir au sujet de notre événement sur place?
Veuillez fournir autant de renseignements que possible (p. ex., arrivée et temps de préparation, durée, format, stationnement/déchargement du matériel et rafraîchissements, le cas échéant). L’OUAC partagera cette information avec les universités, afin que ces dernières sachent à quoi s’attendre.

Quels renseignements dois-je fournir au sujet de notre événement virtuel?
Veuillez fournir des renseignements sur l’accès à votre événement par les représentantes et représentants des universités (p. ex., lien vers un webinaire et mot de passe ou code de réunion nécessaire, le cas échéant) et le format/l’horaire de votre événement. L’OUAC partagera cette information avec les universités, afin que ces dernières sachent à quoi s’attendre.

Les universités fourniront-elles des renseignements en français?
Cela dépend de chaque université. Puisque certaines universités de l’Ontario sont bilingues, il se peut que les participantes et participants aient l’occasion de s’entretenir individuellement avec des représentantes ou des représentants en français.

Réservation

Est-il possible d’inscrire plus d’un événement?
Oui, vous pouvez inscrire plus d’un événement.

Puis-je inscrire un événement pour l’an prochain?
Non, vous ne pouvez inscrire que pour l’année en cours.

Qu’arrive-t-il après avoir rempli le Formulaire d’inscription des EIP?
Dans les 2-3 jours ouvrables suivants, l’OUAC ajoutera votre événement au Calendrier des EIP. Nous vous enverrons un courriel de confirmation et aviserons les universités de votre événement.

Comment puis-je savoir si j’ai inscrit avec succès un événement pour notre école?
Vous recevrez un courriel de confirmation et votre événement sera affiché dans le Calendrier des EIP.

J’ai soumis un Formulaire d’inscription des EIP, mais je n’ai pas reçu de courriel de confirmation. Que dois-je faire?
Veuillez prévoir de 2 à 3 jours ouvrables avant de recevoir un courriel de confirmation. Si vous n’avez toujours pas reçu le courriel, prière de communiquer avec l’OUAC par courriel.

Après avoir inscrit un événement, puis-je fournir des détails additionnels à une date ultérieure?
Oui, vous pouvez envoyer des détails à l’OUAC par courriel au sujet de votre événement et nous en aviserons les universités.

J’ai soumis un Formulaire d’inscription des EIP, mais je dois modifier certains renseignements préalablement fournis (p. ex., cordonnées, date de l’événement). Dois-je soumettre un autre formulaire d’inscription?
Non. Veuillez envoyer vos modifications à l’OUAC par courriel. Nous mettrons à jour le Calendrier des EIP et en aviserons les universités.

Comment puis-je annuler notre événement?
Veuillez communiquer avec l’OUAC par courriel si vous souhaitez annuler votre événement. Nous mettrons à jour le Calendrier des EIP et en aviserons les universités.

Participation des universités

Est-ce que toutes les universités de l’Ontario prendront part à notre événement?
Toutes les universités de l’Ontario seront invitées; toutefois, elles ne pourront peut-être pas toutes y prendre part.

Comment vais-je savoir lesquelles universités prendront part à notre événement?
L’OUAC avisera les universités de la tenue de votre événement. Les universités communiqueront directement avec vous pour confirmer leur participation.

Si une université n’a pas confirmé sa participation, dois-je assumer qu’elle ne sera pas là?
Non. Nous vous suggérons de communiquer directement avec les universités pour confirmer leur participation.

Solutions technologiques et présentation des EIP virtuels

Qui est responsable de la présentation de l’événement virtuel de notre école?
Vous êtes responsable de la présentation de l’événement virtuel de votre école.

Quelle plateforme devrions-nous utiliser pour présenter notre événement virtuel?
Puisque vous organisez l’événement, vous devez déterminer laquelle plateforme utiliser. L’OUAC ne peut vous conseiller à ce sujet. Si vous n’êtes pas familier avec la présentation d’événements virtuels, vous devriez peut-être communiquer avec le service de l’informatique de votre école.

Nous avons inscrit un événement virtuel. Les universités nous feront-elles parvenir un lien vers le webinaire?
Puisque vous organisez l’événement, vous êtes responsable de sa bonne tenue. Vous devez envoyer toute adresse URL et tout mot de passe/code de réunion (le cas échéant) à l’OUAC, afin que nous puissions les acheminer aux universités.

Si vous souhaitez que les universités se chargent de fournir les liens, sachez qu’il revient à chaque université de décider si elle fournira ou non un lien. Pour plus d’information, nous vous conseillons de communiquer directement avec les universités en question.